DSGVO im Rekruiting - Darauf müssen Sie achten
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat im Mai 2018 für Unternehmen zahlreicher Branchen neue Anforderungen an den Umgang mit personenbezogenen Daten eingeführt. Auch im Recruiting gibt es viele Punkte, die beachtet werden müssen, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen und rechtssicher zu handeln. In diesem Artikel erfahren Sie, worauf Sie bei der Datenerfassung und -verarbeitung im Bewerbungsprozess achten müssen.
- Transparenz und Informationspflicht
Ein wichtiger Grundsatz der DSGVO ist die Transparenz im Umgang mit personenbezogenen Daten. Dies gilt auch für das Recruiting. Stellen Sie sicher, dass Sie die Bewerber darüber informieren, welche Daten Sie von ihnen erheben und wie Sie diese verarbeiten werden. Die Informationspflicht besteht bereits bei der Bewerbung und muss im weiteren Bewerbungsverfahren weitergeführt werden. Der Bewerber muss jederzeit darüber informiert sein, welche Daten er zur Verfügung gestellt hat und wie diese verarbeitet werden.
- Einwilligung des Bewerbers
Eine Datenerhebung und -verarbeitung im Bewerbungsprozess ist nur dann zulässig, wenn der Bewerber seine Einwilligung dazu gegeben hat. Die Einwilligung muss freiwillig erfolgen und der Bewerber muss darüber informiert sein, welche Daten er zur Verfügung stellt und wie diese verarbeitet werden. Die Einwilligung kann sowohl schriftlich als auch elektronisch erfolgen. Stellen Sie sicher, dass die Einwilligungserklärung klar und verständlich formuliert ist und keine versteckten Klauseln enthält.
- Speicherfristen einhalten
Personenbezogene Daten von Bewerbern dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den Bewerbungsprozess notwendig ist. Wenn der Bewerber seine Einwilligung zurückzieht oder die Bewerbung nicht erfolgreich war, müssen die Daten umgehend gelöscht werden. Beachten Sie, dass die Aufbewahrungsfrist auch nach einem erfolglosen Bewerbungsverfahren nicht unbegrenzt sein darf. Sie sollten deshalb eine standardisierte Löschfrist festlegen und diese regelmäßig überprüfen.
- Sensible Daten vermeiden
Unternehmen sollten sich bei der Datenerhebung auf die relevanten Informationen beschränken und sensible Daten wie beispielsweise die Religion, ethnische Herkunft oder sexuelle Orientierung der Bewerber vermeiden. Solche Informationen können im Bewerbungsprozess nur in Ausnahmefällen relevant sein und dürfen nicht zur Diskriminierung von Bewerbern führen.
- Datensicherheit gewährleisten
Personenbezogene Daten von Bewerbern müssen vor unbefugtem Zugriff und Missbrauch geschützt werden. Stellen Sie sicher, dass die Daten auf sicheren Servern gespeichert werden und nur von autorisierten Personen im Unternehmen abgerufen werden können. Die Übermittlung von Daten per E-Mail sollte vermieden werden, da E-Mails grundsätzlich unsicher sind.
- DSGVO-konforme Bewerber-Software nutzen
Bei der Auswahl von Bewerber-Software sollten Unternehmen darauf achten, dass diese DSGVO-konform ist und den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Dies betrifft insbesondere die Datensicherheit und die Speicherung von Bewerberdaten. Informieren Sie sich vor der Nutzung von Bewerber-Software ausführlich über die Funktionalitäten und die Datenschutzrichtlinien des Anbieters.
- Rechte der Bewerber wahren
Bewerber haben das Recht, jederzeit Auskunft darüber zu verlangen, welche Daten von ihnen gespeichert werden und wie diese verarbeitet werden. Auch das Recht auf Löschung, Berichtigung oder Einschränkung der Datenverarbeitung steht ihnen zu. Stellen Sie sicher, dass Sie auf solche Anfragen zeitnah und angemessen reagieren und die Rechte der Bewerber wahren.
Fazit:
Die Einhaltung der DSGVO im Recruiting ist für Unternehmen ein wichtiger Schritt, um rechtssicher zu handeln und das Vertrauen der Bewerber zu gewinnen. Es ist wichtig, sich über die Anforderungen der DSGVO im Bewerbungsprozess zu informieren und diese konsequent umzusetzen. Dazu gehört unter anderem die Transparenz im Umgang mit personenbezogenen Daten, die Einwilligung des Bewerbers, die Einhaltung von Speicherfristen und die Datensicherheit. Unternehmen, die diese Anforderungen erfüllen, können sich von anderen Arbeitgebern abheben und das Interesse potenzieller Bewerber gewinnen.
Die Einhaltung der DSGVO kann für Unternehmen eine Herausforderung sein, insbesondere im Bewerbungsprozess. Allerdings ist es ein wichtiger Schritt, um das Vertrauen der Bewerber zu gewinnen und rechtssicher zu handeln. Mit uscout haben Sie die Möglichkeit, Ihre Bewerberdaten in einem sicheren ATS wie uscout zu speichern und den gesetzlichen Anforderungen der DSGVO zu entsprechen. Mit unserer Hilfe können Sie sicherstellen, dass Ihre Bewerberdaten sicher und DSGVO-konform verwaltet werden und sich so von anderen Arbeitgebern abheben. Kontaktieren Sie uns gerne, um mehr darüber zu erfahren, wie wir Sie bei der Einhaltung der DSGVO im Recruiting unterstützen können.
